O VALOR DE TER HOSPEDEIRAS NOS EVENTOS

Embora seja fácil pensar nas recepcionistas como pouco mais do que um colírio para os olhos para fazer um evento parecer bom, a verdade é que há muito mais a dizer deste serviço do que aparenta. Aqui estão alguns dos pontos relevantes que as hospedeiras podem desempenhar em eventos. 

Hospedeiras e Facilitadores

As hospedeiras costumam ser usadas como recepcionistas e facilitadoras, o que significa que são responsáveis ​​por fazer com que os participantes ou convidados se sintam bem-vindos. Essa função é particularmente importante ao sediar grandes eventos em que os convidados podem ficar sobrecarregados ou perdidos na multidão. 

Embaixadores da marca

Ter hospedeiras de promoção na equipa também oferece a oportunidade de garantir que os seus participantes tenham uma experiência positiva com sua marca ou produto. 

As hospedeiras de promoção podem atuar como embaixadoras da sua empresa, interagindo com os participantes, respondendo a perguntas sobre produtos ou serviços e garantindo que todos saiam com uma impressão positiva de sua marca. Eles também podem fornecer informações úteis sobre os próximos eventos ou promoções, dando aos convidados algo pelo que esperar após o término do evento.

Coordenadores de eventos

Finalmente, a gestão do seu evento poderá ser facilitada se contratar uma Coordenadora e principalmente, se esta for a sua gestora de conta.  As coordenadoras devem ser o ponto de contacto entre si e as equipas contratadas e serem responsáveis por gerir as chegadas das equipas e as suas pausas. 

Ter coordenadoras dedicadas disponíveis permite que  se concentre noutros aspectos do evento e, ao mesmo tempo, garante que tudo corre bem nos bastidores.

Contratação de Hospedeiras para um congresso

Na hora de contratar recepcionistas para um congresso, as candidatas e candidatos certas podem fazer toda a diferença. O perfil deve ser adequado ás necessidades especificas do seu evento e também ás funções especificas que irão desempenhar. Um perfil profissional e orientado para o atendimento ao cliente, com um olho para os detalhes.

As hospedeiras são responsáveis ​​por receber os convidados quando eles chegam ao evento, fornecer informações sobre o mesmo, auxiliar os oradores e ajudar a manter o fluxo de tráfego em todo o local. Portanto, é importante levar em consideração alguns pontos importantes ao contratar hospedeiras: Certifique-se de que todos os critérios relevantes exigidos das hospedeiras estejam claramente descritos nas descrições de trabalho antes do recrutamento. Isso ajudará a identificar o melhor ajuste para as necessidades do seu evento.

Forneça instruções detalhadas sobre códigos de vestimenta e expectativas de etiqueta para que todas as hospedeiras seleccionadas pareçam e atuem de maneira consistente durante todo o evento.

Certifique-se ainda de que todas as hospedeiras recebam briefing adequado para garantir que possam desempenhar com competência suas funções. Certifique-se ainda que as hospedeiras conhecem o programa do evento, o layout do local e qualquer outra informação relevante que os convidados possam precisar antes ou durante o congresso.

Informe as hospedeiras sobre tarefas como check-in de convidados, controlos de entrada, gestão de sala, etc., para que estejam cientes das suas funções e sejam capazes de proporcionar uma experiência excepcional aos seus convidados. 

Forneça feedback à agência após o evento por forma a que a mesma consiga melhorar os seus serviços futuros. 

Conclusão

As hospedeiras nem sempre recebem o reconhecimento que merecem, mas desempenham um papel importante em garantir que os eventos ocorram sem problemas e que todos os participantes tenham uma experiência positiva. Desde receber os convidados até atuar como embaixadores da marca e coordenar tarefas nos bastidores, as hospedeiras são recursos inestimáveis ​​para qualquer Gestor de eventos que procura garantir que seu evento ocorra sem sucesso. E não se esqueça de adicionar a fundamental coordenadora.